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Dicas para organizar o seu posto de trabalho Já aqui falámos da importância de organizar os documentos da empresa. Hoje vamos focar-nos no espaço de trabalho e como uma secretária de escritório organizada pode influenciar a nossa produtividade. É um facto assente que a desorganização seja na mesa do escritório seja no local de trabalho em geral, afeta negativamente a produtividade. Com uma secretária de trabalho em estado “catatónico” é muito mais difícil procurar qualquer papel e muito mais fácil perdê-lo, possibilitando que algo de grave possa vir a ocorrer. Demasiadas vezes se perde muito tempo à procura de uma informação que poderia estar à frente dos olhos, caso a organização imperasse no nosso posto de trabalho, e muito menos tempo se perderia a arrumar se se dedicasse escassos minutos por dia a fazê-lo. VANTAGENS DE UM ESPAÇO DE TRABALHO ORGANIZADO 1 – Conforto Chegar ao trabalho de manhã e olhar para a secretária de escritório em total confusão, cheia de pilhas de papel de tal forma que parece que por ali passou um furacão só dá vontade de virar costas e ir embora… A motivação diminui e o apetite para iniciar o que houver a fazer será muito pouco. Pelo contrário, um espaço de trabalho agradável à vista, com tudo arrumado no lugar certo é já meio caminho andado para motivação ressurgir. Secretárias de Escritório 2 – Mais produtividade Em consequência do que acima se diz, é notório que haverá mais produtividade quer para o próprio quer para os que o rodeiam, já que, no caso de terem também o posto de trabalho desorganizado, terão um forte impulso para deixarem de o fazer. Desta forma estará mais estimulado tendendo a ter um melhor desempenho nas suas funções. Painel Divisor Frontal Ilha Posto de Trabalho 3 – Mais saudável Faz parte do senso comum que a desarrumação traz mais pó e com ele bactérias, uma vez que a desorganização traz sempre acoplada a falta de limpeza. Se a isso juntarmos o facto de se comer muitas vezes na secretária de escritório ou no posto de trabalho deixando as migalhas por ali espalhadas, atraindo, pelo menos, insetos logo se conclui que aquele espaço é prejudicial à saúde. Assim, a limpeza da mesa de escritório, para além de essencial é uma forma de, pelo menos parcialmente, se organizar a papelada e tudo o resto que conterá a secretária. 4 – Imagem mais agradável Muitas das vezes a bagunça do posto de trabalho é vista pelos clientes como a imagem da própria empresa. Se algum cliente for a uma reunião na empresa e o local de trabalho ou a mesa de reuniões estiver completamente desorganizada essa imagem acaba por ser associada à postura da própria empresa e, desde logo a primeira imagem será muito negativa, o que poderá prejudicar os negócios. Mesas de Reunião Compare a sensação que terá ao chegar a um local para uma reunião e ter uma das imagens de cima. Note-se que na imagem mais em baixo nem tão pouco tem lugar para colocar o que quer que seja… 5 – Melhoria nas relações pessoais Os seres humanos, ao contrário das máquinas, são sensorialmente influenciados pelo meio ambiente. Por essa razão, o ambiente que nos rodeia exerce uma ação preponderante na nossa produtividade, nos nossos sentimentos e, consequentemente, nas nossas relações interpessoais. Quando nos sentimos com raiva ou aborrecidos, não conseguimos tratar o outro de forma adequada. Por mais que tentemos, a boa interação não é natural. E, com certeza, trabalhar num espaço sujo e desorganizado irá influenciar-nos da mesma forma, trazendo à tona muitos sentimentos negativos. Pelo contrário, todos serão mais cordiais se passarem várias horas do seu dia num local asseado e bem organizado, sentindo-se mais motivados para executar as suas tarefas. Em jeito de conclusão, podemos dizer que organizar a mesa do escritório dará uma sensação de controlo e ajudará a reduzir a tensão do dia-a-dia. Mas as vantagens não ficam por aí. A arrumação e organização ajudarão a tornar-se mais eficiente, a otimizar o seu tempo e ainda causará uma boa impressão nas pessoas que trabalham ao seu redor ou aos clientes. Por isso, e para o ajudar neste empreendimento, vamos aqui dar-lhe algumas dicas de como fazer para iniciar e manter a ordem no seu posto de trabalho. 1 – Destralhar o que não interessa O primeiro passo será fazer um monte com tudo o que tem em cima da secretária: papéis, lápis, colas e fitas-colas… e o pacote das bolachas. Depois, organizar por itens, iniciando pelos papéis. Confira quais os que necessita e aqueles que já podem ir para o lixo, destruindo estes últimos. Destruidora de Documentos Dos que ainda necessita, faça uma separação por temas: os que tem de entregar alguém, os que são pedidos ainda por tratar, catalogando estes por ordem de prioridade, os que são para arquivar, e por aí adiante. O ideal é que a sua secretária de escritório tenha a menor quantidade possível de papéis e objetos. Os documentos para arquivar devem ter uma ordem e estar catalogados. Para isso utilize, por exemplo, capas de arquivo ou dossiers coloridos para identificar diversos temas Dossier Com Ferragem Passe depois aos objetos que necessita ter em cima da secretária de escritório como canetas e lápis, furador, agrafador etc, de forma a percecionar se não tem em duplicado e se todos funcionam como deve ser. Furador PETRUS Não vale tirar de cima da secretária e acumular nas gavetas. 2 – Sistematizar a mesa de trabalho Cada coisa no seu sítio. Idealize o local onde pretende colocar os materiais ou equipamentos que mais utlizada e ponha-os mais à mão. Depois de usar qualquer objeto sabe qual o sítio, que é para onde deve voltar. Bloco de Gavetas Os que são utilizados raramente podem ficar nas gavetas ou nos armários. É preciso ter em atenção que não se pode atafulhar nenhum espaço. Atafulhar significa perder… “longe da vista” e nunca mais se lembra que existe… 3 – Guarde tudo o que puder em formato digital O computador tem uma imensidão de ferramentas para nos organizarmos como quisermos. Inclusive, tem notas aderentes para escrever lembranças e recados. Desta forma reduzirá a utilização de papel e o número de folhas de papel na secretária. Mesmo no computador, tenha em atenção as dicas que aqui expomos, porque também ele se quer organizado. 4 – Utilize caixas e cestos Para arrumação das gavetas ou das prateleiras dos armários utilize caixas ou cestos, para que tudo fique separado e não haja possibilidade de se vir a misturar quando se abre ou fecha as gavetas, por exemplo. 5 – Etiquete tudo Identifique tudo o que for possível para não se esquecer do lugar de cada coisa e para que toda a gente saiba. Máquina de Etiquetar Coloque etiquetas nas caixas, cestos, prateleiras, pastas, gavetas, nas pastas de arquivo etc. Ninguém vai poder dizer que não sabia o lugar de um papel para arquivar ou de qualquer objeto. Mesmo os cabos que abundam em todos os escritórios podem e devem ser etiquetados e assim não há confusão na hora de desligar da tomada um aparelho específico. 6 – Use e abuse do material de papelaria Dentro do material de papelaria há uma imensidão de artigos que lhe vão facilitar a organização. Nas pastas de arquivo use separadores para identificar os diversos tipos de arquivo que dentro da própria pasta contém. Separadores Cartolina As caixas de arquivo morto, para além de servirem para colocar o arquivo dos anos anteriores que tem, necessariamente, de se manter servem, ainda, para uma infinidade de utilizações, algumas das quais já afloradas aqui. Mas podem servir ainda, para colocar catálogos de fornecedores, por exemplo. E há mais uma panóplia sem fim de formas de utilização de material de escritório que é impossível colocar todas aqui. 7 – Decore a sua mesa de escritório Depois de tudo isto, não vamos sobrecarregar a secretária do escritório ou o posto de trabalho com muita coisa só para a decorar. Conjunto de Secretária Mas o facto é que é necessário tornar o ambiente mais agradável, nem que seja com o copo dos lápis mais bonitinho, com uma fotografia da família ou um vaso (ainda que artificial) em cima da mesa. Escolha bem a sua mesa de escritório ou secretária de escritório, afinal, é nela que você pode trabalhar ou estudar, passando uma grande parte do tempo a utilizar. Muitas pessoas ainda não repararam do tempo que passam diariamente na mesa do escritório. Mesa de Escritório A secretária de escritório é um dos móveis mais importantes para o escritório já que é em frente a ela que passamos grande parte do tempo, devemos escolher com muita atenção, afinal além de fazer toda a diferença dentro da decoração, a secretária de escritório também é funcional. Temos que ter em atenção sempre aos aspecto decorativo pois iremos estar muitas horas, digo mesmo dias e meses por vezes em frente a secretaria de escritório. Para escolher a mesa de escritório ideal, devemos nos atentar ao restante da decoração. Todos os móveis devem estar em harmonia com o estilo do escritório. Escolhendo bem as mesas e os outros móveis, teremos qualidade, design, elegância e conforto na hora de trabalhar. A tendência para este ano incide em linhas Interiores com pouco contraste com os respetivos móveis do escritório. Temos na Ricardo e Vaz uma gama muito diversificada que por muitos o contraste das secretarias para escritório ou as mesas para o seu escritório, que poderá optar pela mais desejada e adequada. Existem inúmeros modelos de mesas de escritório com gavetas, elétricas, grandes e de diversos acabamentos. Para facilitar a sua escolha e organização temos modelos mais compactos para espaços menores e também poderá também encontra aqui, assim como cadeira de escritório, falaremos mais a frente da importância do conjunto secretaria de escritório e a cadeira de escritório. Como escolher a sua Secretária de Escritório Sendo a mesa de escritório um mobiliário fundamental do cômodo onde desejamos um pouco mais de paz e disciplina para podermos nos concentrar e realizar as nossas tarefas do dia a dia ou inclusive ler um livro e se desligar um pouco da nossa rotina. Como peça fundamental, a mesa deve ser prática e funcional para facilitar o nosso trabalho. Para escolhermos da melhor maneira uma secretaria de escritório, muitas vezes, não selecionamos muitos critérios na decisão da compra. Porém alguns detalhes podem ser fundamentais para nos ajudar a escolher a mesa de escritório ideal para o seu ambiente ou cantinho reservado para realizar funções do trabalho ou até mesmo para estudar. Neste caso a Ricardo e Vaz tem uma equipe especializada em Mobiliário de escritório que o ajuda a tomar as melhores decisões, mas para já vamos ajudar-te com este guia de compras simples e rápido sobre algumas características de mesas de escritório que podem ser favoráveis ou não às condições da sua comodidade no seu escritório. Formatos Os formatos disponíveis para uma mesa de escritório são muitas, mas neste guia de compras abordaremos os modelos mais comuns e mais fáceis de se adequar a um ambiente e, também, de cumprir o seu papel funcional muito bem. Em L A secretária de escritório em “L”, é um dos formatos mais utilizados para quem gosta de uma secretária maior e não ocupar muito espaço e é bastante prática. Afinal a mesa em “L” aproveita o canto de um cômodo que não seria utilizado, tornando-o funcional. Escolha esse modelo se você não tiver muito espaço livre e disponível no ambiente. Elétrica A mesa de escritório elétrica está cada vez mais a ser comercializada devido ao tempo que passamos na mesma. Isto porque assim podemos trabalhar sentados e de pé. Este tipo de mesa tem como o objetivo que a pessoa que a utiliza não esteja sempre sentado a trabalhar podendo trabalhar de pé. A coluna agradece, e Muito…. Retangular A mesa de escritório retangular é simples e se adequa a qualquer ambiente, ela não ocupa muito espaço e é mais simples de se adaptar a algum tipo de linha de decoração. Escolha esse modelo se você estiver muito em dúvida, pois essa escolha é menos improvável para a incidência de erro. Redonda Já a mesa para escritório redonda pode aproveitar mais um espaço também, mas não é adequada para ambientes com muita informação ou pouca área livre. Utilize-a se você pretende trazer um pouco mais de estilo ou personalidade ao seu escritório. Materiais É importante conhecermos as qualidades e desvantagens de cada material utilizado para desenvolver uma mesa de escritório. Assim, podemos escolher melhor qual material queremos que a nossa mesa de escritório tenha para não nos ocasionar surpresas negativas. Melanina As secretárias em melanina são sem dúvida as mais utilizadas em Portugal e no resto da Europa. A melanina e um material de muito resistência e com uma gama de cores e efeitos muito grande. Há muitas secretárias de escritório que são todas eme melanina tanto o tampo como a estrutura da mesma. MDF O material MDF é como se fosse uma chapa de fibra, sendo considerado praticamente equivalente à madeira, além de apresentar grande resistência e ser ecologicamente correto também. Escolha a sua mesa de escritório neste material se precisar economizar um pouco mais. Madeira A mesa de escritório é um excelente acabamento, sendo mesmo o mais caro. Feita de madeira maciça é constituída de tábuas feitas com pedaços de pinus e eucaliptos reflorestados. A madeira maciça é mais resistente a danos mecânicos e pode recuperá-la com verniz quando necessário. Utilize mesa feita de madeira se quiser dar um toque mais rústico ao sue escritório. Utilidades Temos inúmeras utilidades das secretárias de escritórios. Depende apenas de qual o seu objetivo. Muitos dos nossos clientes utilizam a mesa para o refeitório e quando não está a ser utilizada como auxiliar ao escritório. Apenas terá que usa a imaginação. Escritório da sua casa Se você está atrás de arrumar um cantinho para trabalhar na sua casa criar um ambiente especial para isso é uma solução. Na escolha da mesa de escritório, procure por modelos que sejam práticos e amplos para dedicar bastante espaço ao seu trabalho. Fabrico Próprio A Ricardo e Vaz faz secretárias de escritório à sua medida, com diversos acabamentos o que torna Ricardo e Vaz líder de vendas online neste segmento. Agora iremos tentar ajudar a organizar ou reorganizar a sua secretária de escritório em apenas 6 passos Para podermos aumentar os nossos níveis de produtividade de qualquer profissional é fundamental ter uma mesa de trabalho arrumada. Quando se fala de produtividade apenas significa não só fazer mais tarefas em menos tempo mas também aprender a realizar as tarefas muito mais rápidas fazendo aquilo que é mais importante. Qualquer pessoa que vá executar o seu trabalho e não sabe o que deve fazer primeiro será uma pessoa perdida na sua execução. Quando falamos de escritório ou casa e quando o assunto é produtividade, saber organizar a secretária do escritório é fundamental. Achamos na Ricardo e Vaz que se torna mais difícil executar as tarefas quando ela está perdida em documentos. No caso do nosso computador, mis propriamente noa área de trabalho temos que a ter arrumada. Se o nosso monitor quando o ligamos estiver com mil e um ficheiro ou pasta e uma enorme confusão o que torna mais difícil a realização do trabalho. Como vamos organizar Temos que pensar ( imaginar) que a sua organização está um pouco aquém do que deveria ser, isto é organizada. Imaginemos que os documentos e os papeis estão espalhados ou amontoados e tudo fica à volta do seu computador. Consegue imaginar? Achamos que chegou a altura de mudar essa maneira de trabalhar. Vamos la começar pelo principio que é retirar tudo do local e deixar apenas o seu computador. Isso pode até demorar vários minutos mas não tem problema, o objetivo é deixar tudo o mais “zen” possível. Agarre no que estiver espalhado na sua mesa de escritório e coloque num canto. O local onde você deixa cada objeto não é importante pois trataremos disso mais tarde. A seguir utilize um cesto de papeis Agora sim, temos tudo colocado de lado e eis um dos momentos mais importante. Agora já podemos colocar tudo aquilo que não é essencial para o lixo! Grande parte das mesas de escritório que são desorganizadas estão assim por que os seus donos têm “medo” de colocar papéis no lixo, pensando que mais tarde poderão ser utilizados de novo. Quando isso acontece, eles estão apenas mentindo a si mesmos, acredite. Grande parte dos papéis nunca mais são utilizados. Nos damos o seguinte conselho que é: deitar para o cesto de papeis ou lixo tudo o que não foi usado no último mês. Eu sei que mesmo assim existem papéis que mais tarde vão ser úteis. Desses aí trataremos no ponto seguinte, mas agora chegou o momento de deitar fora tudo aquilo que não interessa. E isso inclui: • Lápis e Canetas • Flyers de publicidade • Catálogos de fornecedores • Orçamentos • Cadernos com informações que você nunca mais vai ler • Revistas com artigos que você considera interessantes mas que nunca mais serão lidos • Comida que “um dia você vai comer” • Cartões de visitas que nunca mais vai usar (se forem úteis no futuro, digitalize todos eles e depois mande para o lixo) • Etc. O que no resta organizar? Já temos quase tudo organizado mas ainda falta aquelas coisas pessoais, como o livro que nuca lê, fotografias que acha que ve todos os dias e estão viradas para baixo… água O que temos que fazer é simples deixar: • Computador • Mouse • Heaphones • Garrafa de água (aconselhável) • Celular • Outros objetos indispensáveis para você (coluna de som, caneta, etc) O resto que sobrar apenas temos que definir como os organizar. Tem que arranjar a sua maneira de organizar, mas não deixando e deixando andar, senão voltamos ao mesmo. Caso faça essa revisão a sua secretária de escritório irá ficar muito melhor. Quanto aos restantes objetos (canetas, fios desnecessários, etc) o melhor mesmo é dar uma ordem para inserir em gavetas do seu escritório. Tenha atenção para ter perto de você aqueles objetos que você mais utilizada, deixando distantes aqueles menos usados. Iremos elaborar 3 regras Ufa, é aquela sensação que os nossos clientes teem quando realizam a organizam da mesa de escritório. Testemunho de uma cliente da Ricardo e Vaz “ Obrigado pelas dicas, “foi essa mesma que eu senti quando arrumei tudo pela primeira vez. Segui todos os passos explicados acima”. Mas surgiu um problema, passado pouco tempo voltou tudo ao mesmo, a mesa de escritório estava novamente desorganizada e agora o que fazer: • Primeiro: Tenha uma pequena caixa perto de si mas mantenha ela vazia. Essa caixa vai servir para você deixar os seus objetos comuns como óculos, carteira, telemóvel ou chave do carro. Assim, quando você entrar em casa, sabe que tudo o que você trouxer terá como destino essa caixa • Segundo: Ou usa o coloque no lixo. Cumprir esta regra é fundamental para manter a sua mesa do escritório organizada. Já falamos sobre ela neste post mas nunca é demais reforçar. • Terceiro: No final do dia deixe tudo no local! Este talvez tenha sido o hábito mais difícil mas seria impossível ser bem sucedido sem ele. No final de cada dia, analiso se existe algum papel para dar uma ordem ou se existe algo para deitar fora. Dessa forma, começo cada dia com tudo organizado. A seguir a temos que ter persistência Todos os pontos acima referidos são importantes, mas a persistência e sem dúvida um dos mais importantes senão o mais importante. Manter a sua mesa do escritório é uma tarefa árdua, que exige método, rigor e perseverança. Ninguém consegue ter tudo organizado da noite para o dia. Tal como organizar o tempo ou eliminar o stress no trabalho de freelancer, os pontos que expliquei anteriormente demoram a ser interiorizados. Tudo depende de você! Finalmente está pronto para organizar a sua secretaria de escritório? Acredito que com estas seis dicas você esteja pronto para melhorar a organização da mesa do seu escritório. São dicas simples, mas que fazem toda a diferença na sua produtividade. Mas agora chegou o momento de vocês participarem: A Riva office Supplies espera yer ajudado nesta tarefa de organizar a sua secretária de escritório.

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